Ez a jó onboarding folyamat tervezésének 3 titka!

Szerző: | 2019. 11. 29. | Egyéb kategória, Munkaerő megtartása, Munkavállaló beillesztése, onboarding

A hatékony onboarding folyamat kulcsa, hogy részletes beillesztési tervet készítünk. Ebben nem csak azt határozzuk meg, hogy mit szeretnénk átadni az új belépőnek, hanem azt is, hogy ezt mikor és milyen formában tesszük meg. Az egyes mérföldköveknek és feladatoknak kell, hogy legyen felelőse, így semmi sem fogja elkerülni a figyelmünket a tervezés során és nem fogjuk elkövetni a leggyakoribb hibákat sem.

A jó onboarding folyamat 1. titka – Mérjük fel, hogy milyen eszközeink és lehetőségeink vannak

Először azt kell elemeznünk, hogy milyen lehetőségek állnak rendelkezésünkre a szervezeten belül. Ennek során fel kell mérnünk, hogy hány munkatársat tudunk például mentorként bevonni, illetve, hogy eddig hogyan épült fel a beillesztési folyamatunk.

A szervezet mérete, felépítése, kultúrája és a fluktuáció szintje is nagy mértékben befolyásolja, hogy milyen formában tudjuk megvalósítani az új kollégák beillesztését. Ha kisebb cég vagyunk, ahol közvetlenebbek a munkakapcsolatok és jelentős kommunikáció van az egyes részlegek között, akkor építsünk erre. Vannak céges csapatépítők? Kiváló, ezeket időzítsük úgy, hogy támogassák az onboardingot. Ha pedig nagyobb, formálisabban működő szervezetben szeretnénk onboarding folyamatot kialakítani, akkor ennek előnyeit használjuk ki. Ha több új munkatárs érkezik egyszerre, hangoljuk össze a beillesztésüket és szervezzünk közös képzéseket vagy welcome party-t.

Gondolkodjuk integrált megoldásokban. Ha mentori rendszert szeretnénk bevezetni, akkor a mentorok teljesítményértékelésének legyen része a mentori munka értékelése és díjazása is. Ugyanilyen integrált megoldásra van szükség akkor is, ha az új kollégák képzéséről van szó. Ne felejtsük el, hogy az onboarding sem egy önmagáért való, más szervezeti folyamatoktól független dolog. Kapcsoljuk össze az ösztönzési rendszerrel és a képzés-fejlesztési folyamatokkal, de akár a hosszabb távú karrier-tervezéssel is.

Onboarding folyamat titka - tartalom

A jó onboarding folyamat 2. titka – A tartalom megtervezése

Az új munkatársak sikeres beillesztéséhez az adott munkakör specialitásával összhangban részletes beillesztési tervet kell kidolgoznod, amely a következőket tartalmazza:

  • a szervezet rövid bemutatása (története, termékei, szervezeti felépítése)
  • a munkába lépéssel kapcsolatos adminisztratív teendők
  • személyzeti irányelvek, foglalkoztatási feltételek, kollektív szerződés
  • a munkavégzés feltételei, munkaidő, munkabeosztás
  • a díjazás felépítése, a fizetés rendje, egyéb anyagi jellegű és szociális juttatások
  • egyéb szolgáltatások
  • oktatási, továbbképzési, előrelépési lehetőségek
  • munkaterület, iroda bemutatása
  • munkavédelmi és egészségügyi előírások, egészségügyi és elsősegélyhelyek ismertetése
  • a közvetlen vezető és munkatársak bemutatása
  • részletes munkaköri leírás
  • a munkakör kapcsolódása a többihez, munkakapcsolatok
  • a munkaköri feladatok ellátásához szükséges eszközök, berendezések bemutatása, kezelésüknek ismertetése, demonstrálása

Ezeknek egy jelentős részét a munkaköri leírás elkészítésénél előzőleg már össze kellett, hogy gyűjtsük, de érdemes most egy részletesebb dokumentumot készíteni.

Onboarding folyamat titka - mérföldkövek

A jó onboarding folyamat 3. titka – Mérföldkövek és felelősök meghatározása

Az előzőleg bemutatott tartalmi elemeket érdemes valamilyen könnyen befogadható formában átadni. Tehát ne csak egy nyomtatott cégbemutató brossúrát és a munkaszerződését adjuk át az új kollégának, hanem vezessük körbe az irodában. Legyen egy mentora, aki a szervezeti kultúrában való eligazodásban és a szocializálódásban segíti az újoncot. Vezessük körbe, mutassuk be a kollégáknak. Szervezzük egy találkozót a közvetlen főnökével már az első napon.

Érdemes kijelölni az onboarding folyamat mérföldköveit. Ilyen lehet az első nap előtti pre-onboarding, az első nap, az első hét, valamint az első hónap vége. Ezt követően már ritkulhatnak a mentori találkozók és a feletessel való teljesítményértékelő beszélgetések, de a harmadik és a hatodik hónap végére mindenképpen ütemezzünk egy teljesítményértékelő beszélgetést. A mentori találkozókból is elegendő lesz havi egy. Az első év végén zárjuk le az onboarding folyamatot és innentől a munkavállaló megtartására koncentráljunk.

Az egyes mérföldkövekhez rendeljünk felelősöket, akik az adott szakaszért és annak minden feladatáért, folyamatáért felelős, legalább annyira, hogy ellenőrzi azok megvalósulását. Így biztosan semmiről nem fogunk megfeledkezni.

Szeretnél hatékonyan működő onboarding folyamatot, de nem tudod, hogyan fogj hozzá?

Kérd onboarding self-auditunkat most és tudd meg, hogyan lehetne még jobb az új kollégák beillsztése! Érdekel?  Kattints ide!

További cikkeimet az onboardingról itt találod:

Ezeket olvastad már?