Az új dolgozó beillesztése komoly előzetes tervezést igényel, hiszen nem akkor kezdődik, amikor újdonsült kollégánk belép az ajtón. Éppen emiatt a beillesztési folyamatra tudatosan, jóval az új munkavállaló első napja előtt fel kell készülnie a szervezetnek. Arról, hogy miért fontos a pre-onboarding, itt írtam, arról, hogy hogyan tehetjük elménnyé az első napot, itt olvashatsz.
De hogyan tudunk felkészülni?
A új dolgozó beillesztése – 1. lépés: Az onboarding csapat kijelölése
Ha nagyobb szervezet vagyunk, akkor a különböző részlegek munkatársaiból állítsuk össze a csapatot, így nemcsak nagyobb tudás összpontosul a csapatnál, de a részlegek közötti kommunikáció is javulni fog.
Ha kisebb szervezet vagyunk, akkor az onboarding valószínűleg a HR felelőssége lesz. Ez abból a szempontból nem szerencsés, hogy a többi részleg sajátosságai nehezebben vehetők figyelembe, nem lesz annyira gördülékeny a folyamat, ráadásul a többi szervezeti egység elköteleződése sem lesz akkora.
A új dolgozó beillesztése – 2. lépés: A mentorok / buddy-k felkérése
Kérjünk fel munkatársakat mentori szerepvállalásra. Fontos, hogy a mentoroknak tartozzon a munkakörébe az új munkavállaló támogatása, ne a jelenlegi munkáján felül kelljen ezt ellátnia. A mentorok lehetnek azonos osztály vagy részleg tapasztaltabb kollégái, vagy egy másik, kapcsolódó szervezeti egység munkatársa. Előbbi esetben közvetlenebb a kapcsolat, a mentor és a mentorált együtt is dolgozhat, utóbbi esetben a szervezeti egységek közötti kapcsolatokat erősíti. Szintén előny, ha egy eltérő szervezeti egységben tevékenykedik a mentor, hogy az esetleges csapaton belüli konfliktusokat, – vagy bármilyen személyes problémát a kollégákkal vagy a vezetővel – könnyebben megoszt az új munkatárs a mentorával.
Az új dolgozó beillesztése – 3. lépés: A mentorok / buddy-k felkészítése
A mentorokat nem csak fel kell kérni a feladatra, de fel is kell őket készítenünk. Ennek részeként be kell mutatni nekik az onboarding folyamatot, vagyis azt, hogy az új munkatárssal mikor és mi fog történni. Ennek részeként a mentornak tudnia kell azt is, hogy mikor milyen tudást szeretnénk átadni a mentoráltnak. Ne felejtsük el azt sem, hogy egy új kollégának minden új, így ami számunkra alapvető, mert mindig így csináljuk, vagy mert ez a szokás a cégnél, az nem lesz magától értetődő az új belépő számára. Erre azonban a mentornak fel kell készülnie.
Hasznos, ha a mentorokat együtt készítjük fel például egy tréning keretében. A mentorálás során is tartsunk meetingeket, ahol a mentorok feltehetik a kérdéseiket, vagy megoszthatják egymással a nehézségeket, problémás helyzeteket. Egy-egy mentori együttműködés befejeztével értékeljük közösen a folyamatot és nézzük meg, hol lehetne még fejleszteni az onboarding programunkat.
Az új dolgozó beillesztése – 4. lépés: A vezetők felkészítése
Nem csak a mentorokat, a vezetőket is fel kell készíteni az új doglozó beillesztésére. Nekik lesz a legnagyobb hatásuk arra, hogy sikerül-e megtartani az új kollégát, ez pedig ma már kulcskérdéssé vált. A beillesztés legyen az elsőszámú prioritás, ha új munkavállaló érkezik. A kilépők nem a céget, hanem a vezetőt hagyják el.
Ennek keretében fejlesszük a vezető kommunikációs készségeit, hogy minden esetben tudjon konstruktív visszajelzést adni az új kollégának. Nincs annál rosszabb egy új munkahelyen, ha munkavállalóként bizonytalanok vagyunk abban, hogy jó-e, amit csinálunk. Márpedig nem leszünk biztosak benne, ha valaki nem jelzi vissza nekünk.
Készítsük fel a vezetőt arra is, hogy tarson hetente – vagy a céges kultúrától és a beillesztési folyamat aktuális szakaszától függően akár naponta, kétnaponta – egy 15 perces egyeztetést az új munkavállalóval arról, hogy mik az aktuális feladatai, illetve az eddigi feladatokat hogyan sikerült teljesítenie. Ennek során az alábbiakat érdemes megkérdezni tőle:
- Hogy érzi magát a szervezetnél és a csapatban?
- Milyen sikerélménye volt?
- Mi okozott neki nehézséget?
- Érthető-e számára, hogy mi tartozik a munkakörébe?
- Van-e szüksége segítségre, vagy valamilyen plusz információra?
- (12 kérdés a munkaerő megtartáshoz)
Az új dolgozó beillesztése – 5. lépés: A munkatársak felkészítése
A mentorokon és a vezetőkön túl a közvetlen munkatársakat is fel kell készíteni az új dolgozó beillesztésére. Adjunk információt az új munkatárs hátteréről. Hívjuk fel a figyelmet arra, hogy a céges zsargont és a szervezeti szokásokat, hagyományokat, bevált módszereket nem biztos, hogy ismeri az új kolléga. Hangsúlyozzuk, hogy ha lehet, hívják el minél több céges programra és ebédeljenek közösen. Legyenek türelmesek, támogatóak és érdeklődőek az új munkatárssal.
Az új dolgozó beillesztése – 6. lépés: A technikai feladatok
A munkatársak felkészítésén túl a munkakörnyezetet is alkalmassá kell tenni arra, hogy az új munkavállaló elkezdhesse a munkát. Ennek részeként a következőkkel kell foglalkoznunk:
- Munkaállomás előkészítése, informatikai eszközök és szoftverek beszerzése, hozzáférések biztosítása
- Belépőkártya és parkolás biztosítása
- Welcome pack összeállítása
- Egyeztetni és ütemezni a szükséges találkozókat az új belépő számára
- Előkészíteni az új munkatárs időbeosztását az első két hétre, megtervezni az első feladatait és a szükséges oktatásokat.
Szeretnél hatékonyan működő onboardingot, de nem tudod, hogyan fogj hozzá?
Kérd onboarding tervező csomagunkat és tudd meg, hogyan lehetne még jobb az új kollégák beillsztése!
Ha pedig nincs időd foglalkozni ezzel, kérj 30 perces ingyenes konzultációt az onbording folyamat fejlesztési szolgáltatásunkról.
További cikkeimet az onboardingról itt találod:
- Az onboarding jelentése és a szocializáció folyamata
- Onboarding terv készítése
- Miért van szükség pre-onboardingra?
- Milyen a jó onboarding e-mail?
- Az 5 leggyakoribb hiba az onboarding első napján
- Az első nap játékosítása
- Hogyan tegyük élménnyé az első napot?
- A mentori rendszer, mint az onboarding leghatékonyabb eszköze
