Hogyan tehető hatékonyabbá a toborzás és kiválasztás folyamata?

Szerző: | 2019. 11. 03. | Egyéb kategória, Toborzás-kiválasztás

A toborzás és kiválasztás folyamatát felépíteni könnyűnek tűnik, van azonban sok olyan tényező, amelyeket érdemes átgondolni, megvizsgálni, mielőtt megosztunk egy álláshirdetést a közösségi médiában, a weboldalunkon, vagy valamelyik állásportálon. Ma már ennél bonyolultabb a folyamat, hiszen a jelöltek száma és az új munkavállaló beválása is azon múlik, hogy milyen a jelöltélmény a cégnél.

Nézzük át, hogy mit azok a dolgok, amelyekre érdemes odafigyelni.

Toborzás és kiválasztás folyamata – 1. Munkakör meghatározása

A toborzás és kiválasztás folyamatának megkezdése előtt szükségünk lesz arra, hogy felmérjük, pontosan milyen munkakörre keresünk új munkatársat.

  • Mik lesznek a feladatai?
  • Milyen folyamatokat kell átlátnia?

Ezen a ponton még érdemes minden kisebb feladatra kitérni, illetve átgondolni, hogy mi az, ami nem biztos, hogy magától értetődő egy új munkatárs számára. Ez főleg kisebb cégek esetén fontos, ahol nem szűken lehatároltak a feladatkörök, illetve ahol gyakrabban felmerülhetnek ad hoc jellegű feladatok is.

Ha például marketingest keresünk a cégünkhöz, fontos előre tisztázni, hogy milyen platformokat kell tudnia kezelni az új kollégának. Neki kell-e például hirdetéseket menedzselnie, vagy ez egy kiszervezett feladat és csak az ügynökséggel való kapcsolattartás tartozik a feladatkörébe? Mindkét esetben értenie kell a hirdetések kezeléséhez, de teljesen más szinten, ráadásul ha ügynökség kezeli a hirdetéseket, akkor az új munkatárs feladatkörének kisebb részét fogja kitenni ez a feladatkör, minta teljes egészében ő csinálná. Ez most triviálisnak tűnik, de főleg a KKV-k esetében gyakori, hogy olyan embert akarnak fölvenni, aki mindenhez is ért, mindezt persze alacsony fizetésért. Ha irreális elvárásaink vannak, mert nem gondoltuk végig, hogy mi tartozik az új kolléga feladatai közé, akkor ne csodálkozzunk, ha alig lesznek jelentkezőink és nem találunk új munkatársat.

Toborzás és kiválasztás folyamata –
2. Szükséges kompetenciák összegyűjtése

Kompetenciák hozzárendelése a feladatokhoz

Minden az első pontban összegyűjtött feladat mellé írjuk oda, hogy milyen készségekre, képességekre van szükség ahhoz, hogy az adott feladatot megfelelően – pontosan, precízen, különösebb gond nélkül – el tudja végezni az új munkatárs. 

Szükséges kompetenciák összegzése, mérési lehetőségek

Sok olyan kompetencia van, ami több feladat elvégzéséhez is szükséges, így ezeket érdemes súlyozni, nagyobb jelentőségűnek tekinteni. Ezeket a legfontosabb kompetenciákat fogjuk feltüntetni az álláshirdetésben is, lehetőleg könnyen érthető módon.

Fontos, hogy ne írjunk bele olyan kompetencia-igényt, ami nem feltétlenül releváns az adott munkakörben, mert ezzel csak elriasztjuk a jelölteket. Ne várjunk el mindenáron szakirányú felsőfokú végzettséget, ha nem indokolt. Nagyon sokszor találkoztam már azzal, hogy például egy marketinges vagy HR pozíciónál mindenáron szakirányú végzettséget – tehát nemcsak közgazdász diplomát, hanem konkrétan HR vagy épp marketing szakos diplomát – kértek, pedig a közgazdász képzés első két éve semmi másról nem szól, csak arról, hogy mindenből megtanuljuk az alapokat. Persze sokkal könnyebb úgy ellátni a munkakört, hogy az embernek van már háttértudása a témáról, de nem hinném, hogy ez ne lenne könnyen pótolható, ha azonos területen végzett a jelölt.

Szintén sokszor találkozom azzal, hogy társalgási szintű vagy épp tárgyalóképes (felsőfokú) angol nyelvtudást várnak el egy olyan pozícióban, ahol elvileg sem külföldi ügyfelekkel, sem külföldi partnerekkel nem kell kapcsolatot tartania a munkavállalónak. Persze a nyelvtudás jó szűrő lehet, de a jelenlegi munkaerőpiaci helyzetben a cégeknek nem kellene irreleváns szűrőket beépíteni a kiválasztási folyamatába. Ezeket a kompetenciákat érdemes az előnyt jelent részben feltüntetni.

Toborzás és kiválasztás folyamata - Munkakör megtervezése

Toborzás és kiválasztás folyamata – 3. Álláshirdetés megírása

A toborzás és kiválasztás folyamatának következő lépése az álláshirdetések megírása. Ez nem egyszerű feladat és a versenytársak, hasonló pozíciók hirdetéseinek lemásolása sem jó megoldás. Tulajdonképpen ma már az álláshirdetés is egy értékesítés, a jelöltnek el kell adni azt az érzést, hogy itt igenis jó dolgozni. Akarnia kell a pozíciót, de egy unalmas, semmitmondó, ködös álláshirdetéssel ezt nem fogjuk elérni. Fontos, hogy pontosan meghatározzuk, hogy kinek szól a hirdetésünk és hangsúlyozzunk olyan tényezőket, ami számukra fontos.

Az Y és a Z generáció számára legfontosabb tényezőkről és az általuk használt toborzási csatornákról részletesebben is írtam. Ahogy arról is, milyen a jó munkahely és hogy hogyan írj ütős álláshirdetést.

Toborzás és kiválasztás folyamata – 4. Kiválasztási folyamat megtervezése

A kiválasztási folyamat lépéseit már a toborzás megkezdése előtt ki kell találnunk, ugyanis érdemes beleírni az álláshirdetésbe, hogy tudja a jelölt, mire számítson. A kiválasztási lehetőségekről kicsit lejjebb írok részletesen.

Toborzási és kiválasztási folyamat – 5. Toborzás

Arról, hogy milyen csatornákon van lehetőségünk toborozni, itt írtam. A karrieroldalak felépítéséről és a Facebook toborzásról pedig egy-egy hosszabb cikket is írtam.

Toborzási és kiválasztási folyamat – 6. A kiválasztási folyamat lépései

Számos kiválasztási eszköz áll rendelkezésünkre ahhoz, hogy a folyamat során minél több információt szerezzünk a jelöltről, illetve, hogy minél több információt szerezzen a jelölt rólunk. A következőkben részletesen bemutatom az egyes módszereket, amelyek a kiválasztási folyamat részeként alkalmazhatóak.

CV / Önéletrajz

Tulajdonképpen ma már mindenhol így indul a kiválasztási folyamat. Véleményem szerint ezzel nincs is semmi gond, az önéletrajz alapvetően jó eszköz arra, hogy megismerjük a jelölt hátterét. Nagyjából a végzettség típusa és az eddigi munkakörök, munkában eltöltött évek száma az, ami kiderül belőle, ennél azonban nem több, hiszen terjedelme miatt nem is alkalmas a részletek bemutatására. Önmagában tehát messzemenő következtetések levonására nem alkalmas, az interjú-kérdések megfogalmazását tudja segíteni.

Toborzás és kiválasztás folyamata - CV

Motivációs levél

Viszonylag elavult kiválasztási eszköz, sokszor a jelöltnek is nyűg megírni, a cég pedig nem feltétlenül tud meg belőle többletinformációt, már ha egyáltalán bárki elolvassa. A motivációs levélben minden jelölt az alkalmasságát igyekszik bizonygatni, sokszor már-már eltúlozva képességeit. Néhány helyen motivációs videót kérnek, ez azonban az introvertáltabb jelölteket szinte biztos, hogy távol fogja tartani, arról nem beszélve, hogy egy színvonalas videó elkészítése igencsak időigényes. Márpedig ha állást keresünk, valószínűleg 10 – 15 – 20 vagy akár még több helyre is jelentkezhetünk, hiszen sokszor még csak válaszra sem méltatnak a cégek. Motivációs videót is inkább akkor alkamazzunk, ha a reklám- vagy médiapiacon tevékenykedünk.

Kérdőív

Tapasztalataim szerint kevesen alkalmazzák, ez már inkább egy második lépcső, ahol konkrét ismeretek meglétét, illetve a hozzáállást, érdeklődést, tájékozottságot lehet vizsgálni.

Próbafeladat, online teszt

Még az interjú előtt érdemes ezzel a lépcsővel élni, hiszen a jelölt tárgyi tudását mérhetjük fel vele anélkül, hogy 1-2 órát kellene fordítanunk az interjú megszervezésével, a felkészüléssel és a lebonyolításával. Információt kapunk általa a jelölt gondolkodásmódjáról, problémamegoldó képességéről, esetleg munkatempójáról is.

Telefonos interjú

Van, ahol csak interjú időpont egyeztetése miatt hívják telefonon a jelöltet, van, ahol már itt is egy 20 perces interjú keretében rákérdeznek néhány dologra. Motivációkra, eddigi tapasztalatokra, illetve a jelölt felmerülő kérdéseit, igényeit, esetleges problémáit is érdemes már itt megvitatni, mielőtt tovább lépnénk a folyamatban.

Toborzás és kiválasztás folyamata - Telefonos interjú

Személyes interjú

Az első személyes találkozási pont a jelölttel. Amellett, hogy nagyon rugalmasan szerezhetünk információt a jelentkezőről, ezen a ponton el is veszíthetjük, ha nem vagyunk elég felkészültek. Mindig legyenek előre összegyűjtött kérdéseink, illetve gondoljuk át, hogy mi lesz az interjú menete.

  • Ki lesz jelen az interjún?
  • Mennyi időt szánunk rá?
  • Mikor és mennyit beszélünk a cégről és a pozícióról?

Mindig küldjünk emlékeztetőt a jelöltnek. Ha bonyolultabb eljutni az irodánkba, írjuk le, hogy hogyan tudja megközelíteni, kit kell keresnie a portán. Tájékoztassuk, hogy milyen hosszú lesz az interjú és már 15 perccel az időpont előtt álljunk készen a jelölt érkezésére. Ha szükségesnek látjuk, akár egy dresscode tájékoztatót is küldhetünk.

Esettanulmány megoldás, prezentáció

Főleg tanácsadói, üzleti munkakörökben használják, ahol fontos a jó problémamegoldó képesség, a strukturált és analitikus gondolkodás, valamint a prezentációs képesség. Ezek vizsgáltatára az esettanulány egy kiváló eszköz, hiszen viszonylag életszerűen szimulálja a munkakörhöz tartozó mindennapi feladatokat. Szintén előnye, hogy a jelölt is jobban el tudja képzelni, hogy mik lesznek a pontos feladatai, milyen lesz a napi munkája. Általában ezt már egy második vagy harmadik interjú keretében szokták megvalósítani.

Assesment Center (AC)

Ez egy csoportos kiválasztási módszer, ahol több jelöltet egyszerre mérnek fel. Főleg magasabb munkakörökben alkalmazzák, mert idő és költségigénye igen magas, több munkatárs részvételére is szükség van, a beválási esélyek viszont jók.

További tippeket olvasnál a toborzás és kiválasztás folyamattal kapcsolatban?

Ezeket olvastad már?