A munkahelyi mentor program, vagy másnéven mentoring az új munkavállaló beillesztésének egyik leghatékonyabb eszköze lehet, ha jól átgondolt és tudatosan felépített rendszert dolgozunk ki hozzá.
Arról, hogy hogyan készüljünk fel az új munkatárs érkezésére, korábban már írtam. Ennek a cikknek központi témája volt a mentorok, a vezetők és a munkatársak felkészítésének fontossága. Arról is írtam, hogy hogyan tegyük elménnyé az új kolléga első napját. Mostani cikkem témája a mentorok vagy buddy-k szerepének bemutatása, illetve egy konkrét mentori rendszer működésének bemutatása egy esettanulmányon keresztül.
Azt már tudjuk, hogy a mentorokra szükségünk van. De mi is lesz pontosan az ő feladatuk?
- Ők képviselik a céget az új munkatárs számára, véleményük, szokásaik tájékozódási pontot adnak a mentoráltaknak
- Profi tudást adnak át a szervezetről, a folyamatokról, a szokásokról, a feladatokról és mindenről, ami a szervezeti kultúra részét képezi.
- A jó mentor ösztönöz és segít a pozitív attitűdöt, innovatív szemléletet megtartani és még tovább fejleszteni.
- Segít elköteleződni és lojális csapattársá válni.
Mire kell figyelni a munkahelyi mentor program kialakításánál?
- Ahhoz, hogy ezeknek az elvárásoknak a mentorok meg tudjanak felelni, fel kell őket készíteni. Meg kell tanítani őket arra, hogy hogyan figyeljenek a mentoráltjaikra, illetve, hogy hogyan adjanak nekik visszajelzést.
- Szintén fontos, hogy ne a jelenlegi munkakör betöltése mellett legyenek mentori kötelezettségeik a tapasztaltabb munkatársaknak. Ebben az esetben egy túlhajszolt, figyelmetlen mentori gárdánk lesz, aki nem tudja majd ellátni a feladatait. Aki vállalja a mentorságot, az kapjon erre dedikáltan hetente néhány órát.
- Építsünk a mentorok véleményére, hiszen a mentorálás során rengeteg információt gyűjtenek majd a kollégákról és a szervezet működéséről, a kommunikációról és a belső folyamatokról a mentoráltaktól.
- Ösztönözzük és támogassuk a mentorokat, ünnepeljük meg a sikereket.
Mentor program egy szakkollégiumban
Miért éppen egy szakkollégiumi példát hoztam? Egyrészt azért, mert a 2018-as évem egyik legnagyobb projektje a mentor program átalakítása volt. Másrészt pedig azért, mert egy szakkoli pont a kötetlenebb formája miatt nagyon sokat tud kísérletezni az újításokkal anélkül, hogy komolyabban sérülne a szervezet emiatt.
Mit kell tudni az MSZK-ról?
A BME Management Szakkollégiumról van szó, egy 35 éves szakkollégimról. Ez egy projekt alapú mátrix szervezet, vagyis vannak funkcionális területek (mint például a marketing vagy a képzés-fejlesztés) és vannak féléves projektek, mint például egy egyhetes szakmai tábor megszervezése, vagy egy üzleti tanácsadási projekt.
A tagság létszáma 25 – 35 fő között mozog, átlagosan 2 évet töltenek el a tagok a szervezetben. Mindenki egyetemista, sokan emellett dolgoznak is, így a megtartás szempontjából mi sem vagyunk könnyű helyzetben. Pénzügyi helyzetünket tekintve a költséghatékonyág igen komoly szempont számunkra, ugyanis céges támogatásokból valamint egyetemi pályázatokból tartjuk fent magunkat. Tehát nem vagyunk eleresztve. (Például a tagok nem kapnak ösztöndíjat, vagyis pénzbeli ösztönzésre nincs lehetőségünk.)
Ugye, hogy nagyon sokban hasonlítunk egy KKV-ra?
Hogyan zajlik a kiválasztás és az onboarding?
Évente egyszer van felvételink, egy 4 lépcsős – Assessment Centert is tartalmazó – kiválasztás után kerülnek be a szervezetbe az új tagok, általában 8 – 14 fő. (Őket tagjelölteknek nevezzük az első félévben, mert ekkora a közgyűlésen még nincs szavazati joguk, de ettől eltekintve szinte egyelőek az aktív tagokkal.)
Maga a beillesztési folyamat fél évig tart, tagjelölt nappal, onboarding füzettel, több csapatépítővel, képzéssel, tréningekkel, projektmunkával és a funkcionális területekhez való csatlakozással. Tehát az újak már az első perctől rengeteget dolgoznak együtt is és az idősebb tagokkal is.
Tulajdonképpen ezek mellett, a szervezeti kultúra megismerésének és a szocializálódásnak támogatására hívtunk életre egy mentor programot. Ezt a rendszert MISI rendszernek hívjuk, a mentorál, integrál, segít és informál szavak kezdőbetűiből.
Hogyan működik a mentor program?
Maga a rendszer úgy működik, hogy a tagjelöltekkel azonos számú mentort választunk ki (ők motivációs videóval jelentkeznek), illetve kitöltetünk velük egy kérdőívet is. Ebben a kérdőívben rákérdezünk például arra, hogy mi a kedvenc filme, vagy könyve a válaszadónak, és miért. A kérdések között szerepel például az is, hogy milyen emberekkel nem tudsz együtt dolgozni, vagy hogy mi tesz önfeledten boldoggá. A kérdőív anonim.
Először a MISI-ket párokba rendezzük egy preferenciasorrend, illetve egyéb szempontok (pl. milyen területen tevékenykednek) alapján, hogy minél átfogóbb képet kaphassanak a tagjelöltek a szervezetről. A tagjelöltek az anonim kérdőívek alapján, valamint személyes preferenciáik alapján egy sorrendet állítanak a mentorokról, valamint a mentorok is a tagjelöltekről az alapján, hogy mennyire szívesen kerülnének össze.
Ennek eredményeképpen a mentor párok mellé 2 tagjelölt kerül úgy, hogy minden tagjelölt olyan párost kapott, akit különböző mértékben ugyan, de szeretett volna mentornak.
Az így kialakult csoportok hetente tartanak találkozókat és különböző, a tagjelölteket érintő témákról beszélgetnek, ismerkednek. A MISI-k (mentorok) támogatják például a tagjelölteket abban is, hogy milyen funkcionális területre jelentkezzenek.
2-3 hetente meetinget is tartanak, ahol megbeszélik az esetleges nehézségeket, kérdéses szituációkat, vagy azt, ha valamilyen gond van a tagjelöltekkel. A mentorok a munka megkezdése előtt tréningen vesznek részt, hogy megfelelően felkészültek legyenek, illetve a teljesítmény-értékelési rendszerünkben is pontokat kapnak a mentorságért, hiszen ez egy plusz feladat a tagi kötelezettségek mellett.
Milyen előnyei vannak a mentor programnak?
- Nagyobb rálátás a szervezetre
- Több szociális kapcsolat, sosem marad egyedül a tagjelölt
- Felmerülő kérdésekre, aggályokra gyorsan választ kap
- Az új tagok biztonságérzete nő
- Tiszta képet, tanácsokat kapnak a tagjelöltek arról, hogy milyen karrierutat futhatnak be a szervezetnél
- Gyorsabb beilleszkedést tesz lehetővé, könnyebben megismeri a szervezeti sajátosságokat az újonc
- Könnyebben el tud köteleződni a közös célok iránt
- A mentorok információt szereznek arról is, ha a tagjelöltek szerint nem megfelelően működik valami, vagy ha konfliktus támad két ember között, így ezeket könnyebb kezelni
Milyen nehézségekkel kellett megküzdenünk?
Természetesen nem ment könnyen, számos nehézség merülhet fel.
- Mentorok lelkesedése az idő előrehaladtával és a vizsgaidőszak közeledtével alábbhagy
- Mégsem passzolnak annyira a mentor-mentorált párok, nehezebben találják a közös hangot
- A két tagjelölt egymással nem találja a közös hangot
- Az egyik mentor kevesebb energiát tesz bele, “majd a másik úgyis megoldja”
Ezeknek a problémáknak a megoldására bevezettünk egy játékos pontgyűjtő rendszert. Egyrészt, amikor ritkábbá váltak a találkozók, akkor megkértük a mentorokat, hogy a találkozókról készítsenek egy csoportképet és ezt posztolják a belsős csoportunkba. Az adott hónapban legtöbb közös programot szervező csapatot megjutalmaztuk valamivel, például egy közösen elfogyasztandó üveg borral.
Emellett a mentoroknak küldtünk egy kb. 50 tételes ötletlistát a közös programokhoz. Ebben szerepelt például a kirándulás, a főzés, vagy akár az, hogy pl egy közeli bisztróban közösen próbálják meg végigkóstolni a menüt. Minden megvalósított “kihívásra” pontot kaptak a résztvevők. A legaktívabbakat itt is díjaztuk.
A csoportokon belüli problémák megoldására bevezettük a páros találkozókat, így volt lehetőség megbeszélni az esetleges konfliktusokat is.
Szeretnél hatékonyan működő onboardingot, de nem tudod, hogyan fogj hozzá?
Kérd onboarding tervező csomagunkat és tudd meg, hogyan lehetne még jobb az új kollégák beillsztése!
Ha pedig nincs időd foglalkozni ezzel, kérj 30 perces ingyenes konzultációt az onbording folyamat fejlesztési szolgáltatásunkról.
További cikkeimet az onboardingról itt találod:
- Az onboarding jelentése és a szocializáció folyamata
- Onboarding terv készítése
- Hogyan készülj fel az onboardingra?
- Miért van szükség pre-onboardingra?
- Milyen a jó onboarding e-mail?
- Az 5 leggyakoribb hiba az onboarding első napján
- Az első nap játékosítása
- Hogyan tegyük élménnyé az első napot?
