Az ajánlat elfogadása után mindenképpen fel kell, hogy vegyük a kapcsolatot az új munkatárssal. De nem mindegy, hogy ezt hogyan tesszük meg. A pre-onboarding fontosságáról korábban már írtam. Most arról lesz szó, hogy az onboarding e-mailnek milyen információkat kell mindenképpen tartalmaznia.
Az onboarding e-mail kötelező elemei
- Éreztessük az új munkatárssal, hogy mind a csapata, mind a vezetője nagy lelkesedéssel várják
- Írjuk le az első nappal kapcsolatos információkat:
- Hova érkezzen? Ha nagy az irodaház, akkor konkrétan írjuk le, hogy melyik épület, melyik bejárat, melyik lift, stb.
- Hány órára érkezzen?
- Milyen ruhában érkezzen, mi a dress code?
- Kit kell keresnie? Őt hogyan éri el?
- Hol és hogyan tud parkolni?
- Mi fog történni az első napon?
- Reggel a mentora / buddy-ja fogja várni és elmeséli a legfontosabb információkat a cégről?
- Körbe fogjuk vezeni az irodában? Kiváló, mondjuk el neki!
- A főnökével fog ebédelni / kávézni? Nagyszerű, tudassuk vele!
- Küldjük el a szükséges dokumentumokat, a munkaszerződését előre, hogy ne az első nap kelljen megküzdenie a papírmunkával. Így több ideje lesz elolvasni is. (Azt mondanom sem kell, hogy a szerződésbe foglaltak egyezzenek meg azzal, amit az interjún megígértünk a jelöltnek.)
- Küldjük el az első hét ütemtervét, hogy tudja, mikor mi fog vele történni.
- Adjunk információkat a cégről, a szervezet történetéről és a csapatról. Akár egy “Csapatunk” oldalt is létrehozhatunk a honlapunkon a munkatársak nevével, fotójával, rövid bemutatkozásával, így még könnyebbé tehetjük a munkatársak megismerését.
Onboarding e-mail példák
A következőkben néhány olyan onboading e-mailt fogok bemutatni, amelyeket valamilyen szempontból jó példának tartok.
Ez a BME Management Szakkollégium onboarding e-mailje. Szerintem azért jó, mert bár rövid, a legfontosabb információk benne vannak. Mikor, hova kell érkeznem, kb. meddig fog tartani a program, kik lesznek majd jelen.
Az igazsághoz hozzá tartozik, hogy a kiválasztás egy CV elküldésével és egy kérdőív kitöltésével kezdődik, majd van egy fél, illetve egy egész napos AC, végül pedig egy interjú. Tehát mire bekerültem a szervezetbe, már legalább kétszer végigböngésztem a szakkoli honlapját, beleértve a tagok bemutatkozását is. Illetve az AC-król a velem együtt felvetteket nagy részét már ismertem, így nem voltak teljesen idegenek.
Szintén fontosnak tartom megjegyezni, hogy ez egy szakkollégium, tehát nincs hatalmas iroda, vagy aláírandó munkaszerződés sem, így itt ez fel sem merül.
Az e-mailben említett Infóest a szervezet működésének bemutatásáról szól, illetve a tagok és a frissen felvettek ismerkedéséről. Ekkor kapunk információt a következő 1-2 hónap történéseiről is, vagyis hogy mikor csatlakozhatunk a funkcionális területek munkájához, mikor lesz a csapatépítő elvonulás, illetve mikor kell mentort választanunk. Ekkor egy tagjelölti füzetet is kaptunk, amelyben minden fontos információ megtalálható a szervezetről a küldetéstől a tagok elérhetőségén és a WiFi jelszón át a gyakran használt rövidítésekig.
Ez pedig a Google Talent Camp visszajelző e-mailje a kiválasztásról. A humor itt is megjelenik, amit én speciel pozitívan éltem meg.
Ebben az esetben is már jó előre, 1,5 hónappal az esemény előtt kaptunk alap információkat a helyszínról és az időpontról, valamint ígéretet kaptunk arra, hogy 1-2 héten belül a részletekről is tájékoztatnak.
8 nappal később küldtek egy 6 oldalas tájékoztatót a napok pontos menetéről, az ellátásról, a csapatokról és az előzetes feladatokról. Így már a tábor előtt fel kellett vennünk a kapcsolatot a csapattársainkkal, vagyis szintén nem idegenként érkeztünk meg a helyszínre.
Ennek elősegítése érdekében érdemes egy mentort vagy buddy-t kinevezni, aki az első naptól kezdve támogatja az új kollégát. Ő akár már a munkakezdés előtti napokban is találkozhat az új kollégával egy kávéra, hogy megismerkedhessenek.
Szeretnél hatékonyan működő onboardingot, de nem tudod, hogyan fogj hozzá?
Kérd onboarding tervező csomagunkat és tudd meg, hogyan lehetne még jobb az új kollégák beillsztése!
Ha pedig nincs időd foglalkozni ezzel, kérj 30 perces ingyenes konzultációt az onbording folyamat fejlesztési szolgáltatásunkról.
További cikkeimet az onboardingról itt találod:
- Az onboarding jelentése és a szocializáció folyamata
- Onboarding terv készítése
- Miért van szükség pre-onboardingra?
- Hogyan készülj fel az onboardingra?
- Az 5 leggyakoribb hiba az onboarding első napján
- Az első nap játékosítása
- Hogyan tegyük élménnyé az első napot?
- A mentori rendszer, mint az onboarding leghatékonyabb eszköze
